Как я делал управленческий учет в Excel / Хабрахабр. Я работаю обычным аналитиком и, так получилось, что летом 2. MS Excel. Давно планировал и наконец- то решил выложить на Хабр.
Думаю, будет полезно малым предпринимателям, понимающим важность управления финансовыми потоками, но не желающим тратить значительное количество времени и средств на ведение управленческого учета. Не претендую на истину в последней инстанции и буду рад иным решениям, предложенным участниками сообщества. Бизнес, к которому я летом имел отношение, был обычным интернет- магазином одежды премиум и выше сегмента с оборотом около 1 млн рублей в месяц.
Бизнес работал, не сказать, чтобы очень успешно, но работал и продолжает работать. Собственник понимал необходимость ведения управленческого учета и, с этим пониманием, взял меня в качестве финансового директора (аналитика/менеджера ..), так как предыдущий ушел из бизнеса за 3 месяца до моего прихода. Собственно, дыра такой же продолжительности была и в ведении управленческого учета.
Забегая вперед скажу, что дыру не устранил (решили не ворошить прошлое), но создал систему, которая успешно работает при минимальных трудозатратах и по сей день. Мой предшественник вёл управленку в Финграде, который оказался весьма мощным инструментом. Например, он позволял автоматически грузить информацию из 1.
С и выписок разных банк- клиентов, создавая проводки по заранее сформулированным правилам. Вещь, безусловно полезная, однако, при соблюдении системы двойной записи увеличивала время работы в разы. Чтобы избежать увеличения работы этот инструмент позволял генерировать «зависимые проводки». В создании этих дополнительных проводок и была зарыта собака. И тут выяснилось, что за всей мощью Финграда крылась уникальность, обусловившая полное отсутствие экспертизы в свободном доступе.
Обычным пользователям (платившим, кстати, 3. Руководство пользователя» на официальном сайте, да 6 видео- уроков там же. Youtube, дававший доступ к ещё паре десятков видеоуроков, также не сильно помогал. Форумов с информацией «how to..» не было в принципе.
Поддержка, на конкретные вопросы о правилах создания «зависимых проводок» и просьбах помочь именно в моем случае — морозилась фразами «у нас с вами не заключен договор на поддержку, поэтому на такие специфические вопросы мы не готовы отвечать». Хотя казалось бы — чего специфического в таких просьбах, да ещё и со скриншотами с моей стороны? Понятно, что все можно бить руками, но спрашивается, а зачем тогда вообще платить за инструмент, который сильно увеличивает время, необходимое на ведение управленки и не дает никаких преимуществ для малого бизнеса? Убедив собственника в нецелесообразности использования «Финграда» при таких объемах бизнеса и выгрузив всю информацию из системы, я поставил на нем БОЛЬШОЙ и жирный крест.
Здесь ключевым элементом является организация бюджета доходов и расходов (сокращенно БДР). Пример таблиц БДР. Если составлять отчет в Excel, то он будет выглядеть именно таким образом.. Пример бюджета доходов и расходов (БДР) в Excel и пример бюджета движения денежных средств (БДДС) в Excel см. ниже. Образец бюджета в Excel, функционального бюджета закупок выглядит следующим образом. Составим для нее простой бюджет предприятия с примером в Excel ( пример бюджета можно Данные для составления бюджета доходов и расходов. . При этом решение уйти именно в MS Excel было не спонтанным. возможность ведения БДДС и БДР на основе изменяемого плана счетов. лишь примитивные примеры, и в моем случае это не помогло. Более .
Пример составления бюджета доходов и расходов в excel или образец составления БДР в Эксель для предприятий компаний и других ООО. Формы .
При этом решение уйти именно в MS Excel было не спонтанным. Хорошенько загуглив на тему ведения управленческого учета находил монстров, похожих на «Финград», либо ссылки на веб- приложения для ведения личных финансов, в то время как основными требованиями к системе были: — возможность ведения БДДС и БДР на основе изменяемого плана счетов; — простота в дальнейшем ведении управленческого учета (в том числе силами «финансово- неграмотных» пользователей); — гибкость (возможность на ходу расширять/убирать функционал); — отсутствие перегруженности инструмента/интерфейса. Для начала проясним термины: будучи не финансистом, под БДДС понимаю «Баланс Движения Денежных Средств», БДР — «Бюджет Доходов и Расходов».
БДДС считаем кассовым методом (днем совершения операции — колонка «Дата операции») и используем для операционного day- to- day планирования, а БДР методом начисления (колонка «Период начисления») для стратегического, в рамках года и более. Итак, как все устроено и как оно работает (в идеале): 1. Управленческий учет собирается на основе информации вводимой конечными пользователями при помощи формы в Google Docs. Красным помечены названия полей и кодировки вариантов в конечном файле управленческого учета — своего рода мапинг полей. В итоге выглядит оно так (зеленым залито то, что перенесено в итоговый файл управленки). Управленческий учет построен на базе . Финграда (отсюда странные для сторонних пользователей названия и, в целом избыточное количество колонок).
Убедительная просьба не воспринимать всерьез значения колонок «Приход», «Расход» — многое рандомно изменено. Механизм заполнения прост: аккуратно переносим во вкладку «Общая книга» из формы Google Docs и банковских выписок.
Красным выделены строки, используемые для формирования БДР, зеленым — БДДС., которые представляют собой сводные таблицы и строятся на основе промежуточных вкладок с говорящими названиями. Единственные колонки, информация в которых не связана с иными источниками: «Исходный ID» (уникальные значения строк) и «Дата создания» (=ТДАТА(), а затем копируем и вставляем как значение)4. Статьи ДДС (движения денежных средств) располагаются на отдельной вкладке «ПС_служебный» и вполне могут регулярно пересматриваться в зависимости от конкретных потребностей (не забываем обновлять формулы на листах «Данные_БДДС», «Данные_БДР»).
На картинке образец БДДС, в формате по умолчанию, свернутый до понедельной «актуальности». Образец БДС (помесячный). Обратите внимание на уже упоминавшийся выше тезис об использовании строк из «Общей книги»: Бюджет и Факт для БДР, План и Факт — для БДДС.
Работа с БДДС подразумевает поддержание строк «План» в максимально актуальном состоянии. Я достаточно педантичен в работе с первичной информацией и комментарии сделанные мной сохраняли всю историю изменений. Как будет у Вас — вопрос к Вам. Мой подход позволил мне отлавливать примерно 1 существенную ошибку в неделю, грозившую расхождениями на десятки- сотни тысяч рублей. Время, кстати, съедалось немного. Собственно сам файл управленческого учета. PS: Долго думал над тем, как автоматизировать процесс «перелива» информации из формы Google Docs, пока не пришел к мысли о необходимом ручном контроле вводимой разнородной информации (много людей заполняет формы + наличие минимум одного банк- клиента + 1.
С). Тем более не знаю VBA… Отдаю на суд хабрасообщества как есть, надеюсь, кому- нибудь поможет или просто будет интересно.